Současná doba nám všem v souvislosti s koronavirovou pandemií klade nové výzvy a nelehké překážky, a tak není divu, že se s nestandardními situacemi potýkáme i u nás v pražském HR. A protože nábor na některé projekty stále pokračuje (díkybohu za moderní technologie, které nám umožňují online videopohovory), potřebovali jsme aktuálním podmínkám přizpůsobit i nástup a onboarding nových Artiňáků. A jak jsme to vyřešili u nováčka, který se k nám do pražského ARTIN týmu připojil od začátku dubna?
Je možné udělat nástup kompletně remote?
Tuto otázku jsme si začali klást v okamžiku, kdy se fungování naší pražské pobočky přesunulo v polovině března kompletně na home office. Ještě předtím jsme naštěstí stihli pohovor a podpis smlouvy “po staru”, tedy osobně u nás ve Vyšehradské kanceláři. Stejně tak jsme díky nouzovému stavu nemuseli řešit vstupní zdravotní prohlídku, která se vyřešila podepsáním čestného prohlášení.
Co jsme ale nakonec nemohli udělat vzdáleně, bylo předání firemního notebooku. Notebook jsme měli na pobočce a bylo ho potřeba pro nováčka připravit. Na apríla ráno se tedy musel náš nový kolega dostavit na chvíli na pobočku, kde na něho čekal vedoucí pobočky Jirka, který mu osobně firemní notebook předal. Rovnou si vyzkoušel i přihlášení, zda vše funguje, jak má, a vyplnil nám i osobní dotazník. Vše samozřejmě proběhlo s rouškami. 🙂 Potom už se také přesunul na home office.
Onboarding kompletně na dálku, ale ne osamoceně
Důležité bylo připravit na nástup všechny zúčastněné, aby měli všechny informace. Šlo o vedení pobočky, budoucího personal leadera a tým leadera na projektu. O nástupu nováčka samozřejmě věděli, ale přesto jsme jim těsně před nástupem poslali shrnující e-mail, aby se na nic nezapomnělo.
Samozřejmě jsme s potřebnými informacemi nezapomněli ani na budoucího nováčka. Oproti běžné době s ním probíhala intenzivnější přednástupová komunikace. Změnu jsme udělali i v prvním uvítacím e-mailu, který normálně posíláme na pracovní e-mail. Nový kolega si ho tak může přečíst jako přivítání, potom co otevře firemní poštu. Nyní jsme ho poslali den předem a na soukromou e-mailovou adresu, aby měl informace k dispozici tam, kde se k nim určitě dostane. V e-mailu jsme podrobně popsali co ho čeká, co by měl v prvních dnech udělat a kdo se s ním spojí – personal leader, team leader a HR.
Už dříve se nám při adaptaci osvědčila aplikace Trello, která nám slouží jako zábavný průvodce všemi potřebnými i užitečnými úkoly, které by nováček měl po nástupu zvládnout. A protože jsme na ni od současných Artiňáků měli velmi pozitivní zpětnou vazbu, rozhodli jsme se ji využít i nyní.
Onboardingový checklist odlehčený vtipnými gify a psaný přátelským jazykem jsme uzpůsobili nynější situaci. Vyřadili jsme karty s úkoly, které aktuálně postrádaly smysl – např. společný oběd nebo prohlédni si nástěnku slávy. Naopak jsme zařadili karty nové jako např. seznam se se svým personal leaderem nebo HR poradna. U těch karet, které zůstaly, jsme ještě vyladili texty tak, aby tam byly opravdu všechny důležité informace, které se v prvních dnech v práci hodí.
A samozřejmě jsme byli jako HR po celou dobu jak k dispozici na e-mailu, telefonu, komunikátoru a všech možných online platformách. 🙂
A jak to vnímal náš nový kolega?
Pro nové kolegy to v této nové době není určitě snadné. I když jsme se snažili připravit vše tak, abychom nástup a onboarding co nejvíce ulehčili, i tak to není stejné, jako když se může nováček zaučit přímo od týmových kolegů face to face. Zajímal nás tedy také pohled z druhé strany, jak tuto situaci vnímá a zvládá náš nový kolega Tomáš:
Před samotným nástupem jsem měl jisté obavy, zda bude vše probíhat hladce a bral to v podstatě jako zajímavou zkušenost. Pokud vím, tak jsem první člen ARTINu, který nastoupil rovnou od prvního dne na home office, když nepočítám první den, kde jsem si vyzvedl věci na centrále. Pro mě to nebyla ani tak moc velká změna, protože přibližně posledních 14 dní v předchozím zaměstnání jsem dělal taktéž z domova kvůli COVID-19 opatřením. Administrativní záležitosti se daly dělat online, a to jak v ARTINu, tak i ve YSoftu, kde jsem na projektu. Z mého pohledu se tedy jedná o začátek ve dvou firmách zároveň a kompletně online. 🙂 Hned první den jsem měl možnost seznámit se s Erikem, který je mým personal leaderem, což bylo moc fajn. Díky Eriku. Druhý den proběhlo seznámení s týmem na projektu a díky videu byla možnost každého vidět (nejen slyšet), což pro mě bylo důležité a milé gesto. Rozhodně se není čeho bát, protože nespočet komunikačních nástrojů dokáže částečně nahradit i osobní kontakt. Pak už je to jen o lidech, jak se k tomu postaví. Potenciálním nováčkům přeji plynulý průběh celého procesu a hodně štěstí. Děvčata z našeho HR rády se vším pomohou. 🙂
